Årsredovisningsskola

Ett bolags årsredovisning är en av de viktigaste informationskanalerna och för att budskapet ska nå fram är formen viktig. Bilder, text och färger förmedlar företagets själ och kan ge läsaren en positiv känsla redan från början. Det syns snabbt om företaget har engagerat sig i sin årsredovisning eller bara har gjort den för att man måste. En riktigt bra  årsredovisning väcker intresse för bolagets verksamhet och är lätt att läsa. Väl disponerad, layoutad och med relevant innehåll blir intrycket att det är ordning och reda inom företaget. I vår ”årsredovisningsskola” kan du ta del av en mängd goda råd om vad man bör tänka på när man ska göra en årsredovisning.

Goda råd

Några företag har stora behov och råd att ta hjälp – men goda råd är dyra och många företag har inte resurser för att ta hjälp med sina investerarrelationer. Vår mångåriga erfarenhet av strategisk rådgivning, projektledning, textarbete, och formgivning vill vi gärna dela med oss av. Så vi har samlat våra goda, och ibland dyra, råd under några olika rubriker som du finner här till vänster. Om du inte hittar det du söker kan du alltid slå oss en signal på 0708-771598 (Anna) eller 0703-447891 (Vendela) så hjälper vi dig.

Goda råd för att själv producera bolagets årsredovising

klippoklistra

  • Tänk på att innehåll och form ska vara lättläst och tilltalande och att den grafiska profilen gärna kan vara unik. Försök att få det visuella budskapet att hänga ihop med företagets värderingar.
  • Hur planerar du att lägga upp det redaktionella arbetet? Vem levererar innehållsidéer? Vilka sitter i redaktionsrådet? Vem gör vad?
  • Hur har andra gjort? Hämta inspiration genom att ladda ner vår kostnadsfria app ”Rapporter” i App Store och titta på årsredovisningar från börsnoterade och statliga bolag.
  • De flesta läser vd-ordet först. Tänk på att det ska vara ärligt och både framåtblickande och entusiasmerande och ligga i början av produkten.
  • Försök att förklara företagets affärsidé och strategi på ett begripligt sätt. Transparens ger trovärdighet. Försök också att undvika floskler såsom ”fokus på kärnverksamheten”, ”nå en ledande position”, ”personalen är vår främsta resurs” med mera
  • Bilder, bildtexter, illustrationer och diagram ökar läsvänligheten.

Goda råd för upphandling av årsredovisningshjälp

upphandla

  • Årsredovisningsprocessen tar längre tid än man tror. Så börja flera månader före publicering.
  • Den grafiska profilen bör hänga ihop med företagets varumärke och texterna ska ge en pedagogisk och rättvisande bild av företaget.
  • Tänk igenom mål, målgrupp och syfte med årsredovisningen så att den får rätt form och innehåll. Vad vill bolagets ägare och investerare veta?
  • Vad kan ni själva göra och vilka tjänster vill ni ha hjälp med?
  • Försök bedöma kvaliteten på byråns projektledning, text­produktion och formgivning. Se till att byrån tar fram en detaljerad produktions­plan.
  • Försäkra dig om att byrån skriver under ett sekretessavtal så att känslig information inte riskerar att spridas.

Goda råd om bolagsstyrningsrapporten

bolagsstyrning

  • Styrelsen ska en gång per år informera aktie­ägare och kapitalmarknad om hur bolaget styrs och hur den interna kontrollen ser ut. Rapporten måste publiceras antingen på webben eller i årsredovisningen.
  • Bolaget ska följa ”Svensk kod för bolagsstyrning” som utgår från modellen ”följ eller förklara”, det vill säga antingen följer bolaget Kodens regler eller så förklarar och motiverar bolaget de avvikelser som görs.
  • Var inte rädd för att göra rapporteringen personlig. Låt gärna ordförande bli synlig i rapporten.
  • Undvik juristjargong i texterna.
  • Om det känns tungt att upprätta en riktigt bra bolagsstyrningsrapport på en gång – lägg upp en treårsplan över områden som du vill presentera i rapporten och gör stegvisa förbättringar.

Goda råd för att spara pengar och miljö

miljo

  • Spara tid genom att hålla nere projekt­gruppens storlek och håll tidsplanen.
  • Gör endast en webb-årsredovisning och spara papper och kostnader för tryck och distribution.
  • Tryck en mindre upplaga digitalt på miljö­vänligt papper.
  • Gör hela eller en stor del av textarbetet själva och börja i god tid. Ni sparar pengar på att själva kunna kontrollera och korrekturläsa texter.
  • Om ni är ute i god tid kan ni själva fotografera eller hitta kostnadsfria bilder på nätet. Ont om tid leder ofta till dyrare bilder.

Men glöm inte att intern tid också kostar pengar…

Goda råd om Investor Relations

bors2

  • Ett bra IR-arbete ska hjälpa till att säkerställa bolagets rättvisa värde och väcka förståelse för dess strategi och affärsidé.
  • Låt kontakterna mellan bolaget och era viktiga intressenter präglas av öppenhet. Så minskar du risken för negativa överraskningar.
  • Ett regelbundet och kvalitativt IR-arbete leder till en mindre volatil aktiekurs och det hjälper er att få lägre kapitalkostnader. Bolaget får bättre villkor vid nyemissioner, lägre kostnader för optionsprogram för personalen och ett högre aktievärde. Ett stabilare aktievärde underlättar också i kommunikationen med intressenterna.

Goda råd om hållbarhetsrapportering

miljomarke

  • Se till att det ni redovisar är väsentligt – att de områden ni beskriver spelar roll för era kunder, medarbetare och samhället runt er – och visa gärna hur ni kom fram till det. Ett tjänsteföretag till exempel kanske hellre beskriver uppförandekoder inom företaget och gentemot partners än skriver om företagets miljöutsläpp och energiförbrukning.
  • Anpassa kommunikationen av redovisningen till era målgrupper.
  • Berätta även om det som inte funkar och hur ni planerar att göra det bättre.
  • Ett sätt att visa att hållbarhetsarbetet genomsyrar hela verksamheten är att integrera hållbarhetsrapporten i årsredovisningen. Visa att allt hänger ihop med hjälp av ett konsekvent tilltal och samma genomtänkta formspråk som i bolagets övriga kommunikation.

Goda råd om korrekturläsning

korr3

  • Först måste någon innehållsläsa texten. En rad kan ha försvunnit eller ett ord kan ha blivit ett annat.
  • Låt en person med god språkkänsla läsa texterna, en person som känner i magen om språket är fel eller om ord är felstavade. Fel i siffror eller text ger ett slarvigt intryck.
  • Den som korrekturläser siffrorna måste vara systematisk och noggrann och helst insatt i ekonomi.
  • Använd nya ögon – om du själv har skrivit eller varit delaktig i textarbetet – låt någon annan granska. Eller låt texten vila i några dagar.
  • Läs texten stavelse för stavelse – högt för dig själv och gärna med hjälp av linjal. Ett tips för dig som jobbar med InDesign är att klistra in texterna i word för att få hjälp av stavningskontrollen.
  • Läs namn, rubriker, diagram, bild- och diagram­texter och tabeller två gånger. Kontrollera dubbla mellanslag, mellanslag runt specialtecken, korta och långa streck.
  • Effektivare korrekturarbete får du genom att använda CtrlPrint och InCopy CrossTalk, som är verktyg för effektivare korrekturarbete och versionshantering. Programmen finns anpassade för både stora och små företag.

Goda råd om färg och form

farg

  • Välj ett fåtal färger som harmonierar med varandra. Använd gärna en accentfärg som komplement och för att förstärka detaljer som du vill ska synas lite extra.
  • Välj högst tre typsnitt och använd inte för många varianter av dessa. Försök att få allt att se så enhetligt ut som möjligt.
  • Ögat tycker om att följa ett fåtal linjer, se därför till att objekten linjerar med varandra (textblock med bild, logga med kontaktuppgifter etc). Slutintrycket blir då enhetligt och harmoniskt.
  • Förstärk bara ett fåtal saker med hjälp av till exempel en färg, annan storlek eller typsnitts­variant. På detta sätt får du ett lugnt och profffsigt intryck där viktiga detaljer fångar ögat.

Sthlm Kommunikation & IR AB | Karlbergsvägen 32A | SE 113 27 Stockholm | 08-410 076 05 | info@sthlmkom.se